Dwight D. Eisenhower foi general do exército americano e 34º presidente dos Estados Unidos, o que já são fatos bastante impressionantes. Porém, o que fez com que ele se destaca-se mesmo foi a sua famosa técnica de priorização conhecida como Matriz de Eisenhower ou matriz de gestão de tempo... e você já deve ter visto ela por aí!
Basicamente a técnica compreende uma matriz composta por dois eixos que medem URGÊNCIA e IMPORTÂNCIA. Cada demanda é avaliada em ambos estes critérios e o seu posicionamento nos quadrantes da matriz mostram a ordem de prioridade a ser seguida:
Quadrante URGENTE e IMPORTANTE: faça agora
Quadrante NÃO URGENTE e IMPORTANTE: agende
Quadrante URGENTE e NÃO IMPORTANTE: delegue
Quadrante NÃO URGENTE e NÃO IMPORTANTE: elimine
O método criado por Eisenhower é simples e direto na hora de organizar as demandas e determinar ações claras para lidar com elas, o que se mostra eficaz para a maioria dos casos. Porém, para algumas realidades esta técnica tem uma fragilidade!
O que não te contaram
Quando seguimos por muito tempo à risca esta técnica, ou seja, priorizando as tarefas urgentes e importantes, corremos o risco de entrar no modo "bombeiro" e este primeiro quadrante virar o acúmulo de incêndios a serem apagados. A lógica por trás desse raciocínio é simples, se entrarmos nesse modo, acabamos não despendendo tempo suficiente resolvendo as demandas do segundo quadrante, que ainda não são urgentes, mas que também são importantes. Com o tempo essas demandas também passarão a ser urgentes e a sua lista de afazeres no primeiro quadrante ficará cada vez mais inflada! A situação se desenrolará como uma bola de neve e você, dia após dia, se tornará mais profissional como "bombeiro" empresarial.
SOCORRO!!! Já vi isso antes!!!
É claro que tudo é questão de maturidade! Porém, se você esta na turma que corre esse risco... seguem algumas dicas:
1) Não faça agora todo o primeiro quadrante
Se organize e despenda tempo executando as tarefas do segundo quadrante que são mais importantes. Ou seja, priorize a importância daquilo que você esta executando.
2) Monitore a urgência das coisas
Se urgência no seu caso é questão de tempo, monitore os seus dead-lines e não deixe tudo para a última hora. Trabalhe nas suas atividades antes de elas ficarem urgentes.
3) Crie níveis intermediários de urgência e importância
Para evitar listas infladas nos quadrantes, amplie a sua matriz. Ao invés de ter só URGENTE e NÃO URGENTE, amplie para Urgência Alta, Média e Baixa e faça o mesmo para importância. Assim você terá mais quadrantes para desafogar a sua priorização e ajudá-lo a não entrar no modo "bombeiro".
Por fim, técnicas de priorização existem às pencas. O importante na hora de adotar qualquer uma delas é atrelar o resultado obtido na priorização aos seus objetivos. Se uma técnica não esta te ajudando a atingir os seus objetivos ou deixando você e seu time mais confusos, talvez ela não seja a mais adequada para a sua realidade.
Commenti